Sistema sob medida ou software de prateleira: como decidir

Toda empresa que cresce chega no mesmo ponto: a planilha que funcionava para dez clientes começa a dar erro com cem, o grupo de WhatsApp vira o sistema de ordens de serviço e a informação importante fica na cabeça de quem está há mais tempo na equipe. A pergunta seguinte é inevitável: contratar um software pronto ou mandar fazer um sistema sob medida?

A resposta honesta é que as duas opções são boas, cada uma no seu caso. O erro caro é escolher pela propaganda, e não pelo jeito que a sua empresa trabalha. Este texto mostra como separar um caso do outro.

O que chamamos de software de prateleira

É o sistema pronto, vendido por assinatura mensal para milhares de empresas ao mesmo tempo: ERPs para pequenas empresas, sistemas de agenda, de ordem de serviço, de vendas. Você cria a conta, configura e começa a usar no mesmo dia. O fornecedor cuida de servidor, atualização e segurança.

A contrapartida é que o sistema é o mesmo para todos. Ele foi desenhado para o processo médio do mercado. Se o seu processo é parecido com a média, ótimo. Se não é, é você quem se adapta ao sistema.

O que é um sistema sob medida

É um sistema construído a partir do processo real da sua empresa: as etapas que existem de verdade, os nomes que a sua equipe usa, as regras que só o seu negócio tem. Ele faz o que você precisa e nada além disso, o que costuma deixar o uso mais simples do que o de um sistema pronto cheio de módulos que ninguém abre.

O código-fonte é da empresa. Não há mensalidade por usuário e o sistema pode crescer junto com o negócio, um módulo de cada vez.

Comparação lado a lado

5 sinais de que o software pronto não serve mais

Se você já usa um sistema pronto, ou tentou usar, estes são os sinais mais comuns de que o problema não é a equipe, é o encaixe:

• A equipe mantém uma planilha paralela porque o sistema “não tem campo para isso”.
• Uma etapa importante do seu processo acontece fora do sistema, no WhatsApp ou no papel.
• Você paga por módulos inteiros que ninguém usa para ter acesso a uma função.
• A mensalidade cresce a cada funcionário contratado, e o custo anual já assusta.
• Você precisa juntar dados de dois ou três sistemas à mão para ter um relatório simples.

Um sinal isolado não justifica trocar. Três ou mais, em geral, significam que a empresa está pagando para contornar o sistema, e esse custo não aparece na fatura: aparece em horas de retrabalho e em erro de informação.

Quando o software pronto é a melhor escolha

Seria desonesto dizer que sob medida é sempre melhor. O software pronto ganha com folga quando:

• O processo é padrão de mercado: emissão de nota, contabilidade, folha de pagamento, e-mail.
• A empresa está começando e o processo ainda muda todo mês.
• Existe um sistema reconhecido no seu setor que já faz exatamente o que você precisa.
• O orçamento do momento não comporta um projeto, e a dor ainda é pequena.

Nesses casos, a recomendação é usar o pronto e anotar onde ele aperta. Essa lista vira, no futuro, o escopo exato de um sistema sob medida, se um dia ele fizer sentido.

Como comparar o custo de verdade

A comparação justa não é mensalidade contra orçamento do projeto. É o custo total em um horizonte de três anos, que é um prazo razoável para um sistema de gestão. Faça a conta assim:

• Software pronto: mensalidade × 36 meses, considerando os usuários que você terá no terceiro ano, mais o custo das horas gastas em planilhas paralelas e retrabalho.
• Sob medida: valor do projeto + hospedagem e manutenção por 36 meses + os módulos que você já sabe que vai querer adicionar.

Com os dois números lado a lado, a decisão deixa de ser opinião. Às vezes o pronto continua mais barato, e tudo bem. Às vezes o sob medida se paga antes do fim do segundo ano, principalmente em empresas com muitos usuários ou com um processo que o mercado não atende.

Dá para fazer sob medida sem parar a empresa?

Dá, e é assim que deve ser feito. Um sistema sob medida bem conduzido não é entregue de uma vez só no fim do projeto. Ele começa pelo módulo que resolve o gargalo principal, por exemplo ordens de serviço ou agenda, e entra em uso enquanto o resto é construído. A equipe testa toda semana, os dados antigos são migrados e o sistema velho só é desligado quando o novo já provou que funciona.

Também não é preciso jogar fora o que já funciona. Se o sistema de nota fiscal ou o financeiro atende bem, o sistema sob medida se integra a eles e cuida só da parte que hoje está na planilha.

O que perguntar a quem vai desenvolver

Se a decisão for pelo sob medida, a escolha do fornecedor pesa tanto quanto a escolha do caminho. Um sistema de gestão vai conviver com a sua empresa por anos, então vale fazer perguntas que vão além do preço e do prazo:

• O código-fonte e o repositório ficam no nome da minha empresa? Se não, você fica preso ao fornecedor.
• Como vou acompanhar o andamento? Entrega semanal para testar é muito diferente de uma apresentação no fim.
• O que está incluso depois da entrega: correções, treinamento, backup, por quanto tempo?
• Onde os dados ficam hospedados e quem tem acesso a eles?
• Se outra equipe precisar assumir o sistema um dia, ela vai conseguir entender o código?

Respostas vagas para essas perguntas são um sinal de alerta maior do que um orçamento alto. Um sistema barato que ninguém consegue manter sai caro no segundo ano.

Um roteiro para decidir em uma tarde

• Desenhe, no papel, o caminho de um pedido ou serviço do começo ao fim na sua empresa.
• Marque em vermelho as etapas que hoje acontecem fora de qualquer sistema.
• Liste quantas pessoas precisam acessar e o que cada uma precisa ver.
• Teste dois ou três softwares prontos do seu setor contra esse desenho.
• Se nenhum cobre as etapas vermelhas sem gambiarra, peça um orçamento sob medida e compare em três anos.

Se chegar ao último passo, veja como a VazSoft trabalha com sistemas web sob medida: começamos pelo processo, a proposta vem por escrito com escopo, prazo e valor, e o código fica no nome da sua empresa. E se o que você precisa é colocar parte desse processo na mão do cliente, como agendamento ou acompanhamento de pedido, vale ler sobre desenvolvimento de aplicativos.

Resumo

• Software pronto: rápido e barato no início, ótimo para processos padrão e empresas em fase inicial.
• Sistema sob medida: se paga quando o processo não cabe no pronto, quando a mensalidade por usuário cresce ou quando há planilha paralela.
• Decida pelo custo total em 3 anos e pelo encaixe no processo, não pela propaganda de nenhum dos lados.